自分の仕事を設計図のように可視化できるか

自分の仕事を設計図のように可視化できるか

ここ最近は、AI、RPA(Robotics Processing Automation)、デジタルレイバー関連の本を読んでいるのですが、

ホワイトカラーの業務効率化について考える機会が増えています。

昨日読んだ下記の本には、「ホワイトカラーの業務内容を、製造業のように設計図にして可視化することが大事」といったことが書かれていました。

 

確かに、ホワイトカラーの仕事は属人的でブラックボックスになりがちです。

誰が見ても理解できる業務ごとのマニュアルが整備されて、定期的に見直し・改善され、全員が実行可能な状態であるような組織は今まで皆無でした。

人が見て理解できないマニュアルは、ロボット、AIにも理解できないでしょう。

また、そういったことが解決されないままAIやロボットに頼ろうとしたら、既にやる意味のなくなった仕事がロボット・AIに無理やり継続させられてしまう弊害も出てくるのではないでしょうか。

そもそも仕事の目的が曖昧な場合も

最近夫が愚痴をこぼしていました。

「業務の目的が曖昧だからどのくらいのリソースを使えばよいのかがわからない」

と。

業務には必ず目的があるはずなのですが、その目的が曖昧なので限りあるリソースをどう利用してよいか分からない。

こうなると業務の設計図も立てられないですよね。

組織でなくともフリーランスで働いている場合も同じです。

なんとなく続けてしまっている作業がないか(目的が曖昧になっている作業はないか)は常に見直す必要があります。

業務の設計図を作れないとしたら、目的が曖昧で、既にその仕事が形骸化している可能性があるのではないでしょうか。

暗黙知を明確化する

これから就労人口がどんどん減り、よりIT(AI・ロボット含め)を活用して効率化を進めなければいけなくなるでしょう。

その際、暗黙知(経験や勘に基づく知識)を言語化・視覚化するなどして明確にしていくことがより一層必要となるのではないでしょうか。

前述した夫の会社の例のとおり、組織内では指示が曖昧過ぎて余計な作業が発生し作業効率が落ちている人も多いと思います。

プログラミングを少しでも経験していれば分かりますが、プログラムは言われたとおりのことを、

細部まで指定しないと動いてくれません。

その点人間は柔軟なので、今まではその人間の柔軟さに頼って人海戦術に頼っていた部分も大きいと思います。

IT・AI・ロボットなど最新のテクノロジーの知識もある程度必要ですが、

まずは仕事の暗黙知を明確化し、設計図のように可視化できるかが重要だと思います。

まとめ

組織だけでなく、ひとり仕事にも業務効率化は無視できないものです。

新年度になって色々と業務を見直しています。

自分がやるべきことと、IT・AI・ロボットに任せられることを明確にしていきたいと思っています。

編集後記

昨日は、書籍執筆をメインに。

夜は友人と中華街へ!久しぶりに麻婆豆腐で舌がヒリヒリしましたけれど心地良いヒリヒリでした^^

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