エクセルは表計算ソフトではなくシミュレーションソフト~データベース領域とアウトプット領域を分ける~

  • 2016.07.01
  • IT
エクセルは表計算ソフトではなくシミュレーションソフト~データベース領域とアウトプット領域を分ける~

エクセル=表計算ソフト?

エクセルは表計算ソフトとも言われることから、手計算や電卓計算を自動化するソフトと考えられている方も多いと思います。

確かに、きれいなレイアウトでそれっぽい資料を作ることができます。

しかし本来エクセルは意思決定に役立つシミュレーションソフトです。私たちが会社で作成しているエクセル資料は本来なんらかの意思決定に役立つものであるはずです。

自動計算以外の機能を十分に生かせていない使い方が主流となっている気がします。

その原因は、エクセルにはデータ領域(テーブル)とアウトプット領域(グラフ、レポート等)とを分ける考え方がないことが大きいと思います。

データ領域とアウトプット領域とを分ける考え方

エクセルブックを開いてみると、大量のシートが並んでいる・・そのような状況はよくあるのではないでしょうか。

例えば、月次で作成する資料。そのような資料は1月、2月、3月・・というようにすべて月ごとにシートが分かれている場合が多いです。

 

一見普通の作成方法かと思いますが、このやり方は以下の問題点があります。

  • 毎回シートを追加して作成しなければならない
  • 時系列での比較や、特定の科目の推移等を容易に作れない
  • 主科目や補助科目が増えた場合に作業が増える(行を挿入したり削除したり)
  • 落としてきたデータを加工してしまっているので、検証作業が面倒

これらの問題は、データ領域を直に加工してしまっていることに原因があります。

例えば、データベースソフトであるAccessはデータ領域とアウトプット領域とがきちんと分けられています。

 

この考え方をエクセルに適用すれば、エクセルの本来の使い方ができます。

 

ここで大切なことは、会計ソフトから落としてきたデータは一切手を付けずに、必要なアウトプットシート(集計やグラフ)作るということです。

データ領域を変えなければ、新しく追加された科目があっても集計やグラフに反映されるため手作業で変更する必要はありません。

 

エクセルをシミュレーションソフトとして使いこなすには

エクセルをシミュレーションソフトとして使いこなすための順序は、

データ領域の作成(データのダウンロード)→必要なデータの抽出・集計(フィルタ・ピボットテーブル等)→アウトプット(グラフ等)

となります。

会計ソフトからデータを落とせばあとは自動的に抽出・集計・グラフの表示ができることが理想です。

シートをいくつも作成してその都度確認していたら「表計算ソフト」のまま(手計算が早くなっただけ)です。

エクセルのすごいところは様々な角度から色々なシミュレーションができることです。

過去の結果を単に表示することには付加価値はないと思います。過去の結果を基に未来をシミュレーションしていくことこそがエクセルを使いこなす醍醐味だと思います。

まとめ

エクセルが世に出始めたときはまさに「表計算ソフト」という感じではなかったでしょうか。

今まで手計算でしていたことを自動的に、そして瞬時に計算してくれるソフトというだけで感激したものです。

しかし、エクセルの本来の強みは意思決定のためのシミュレーション情報を提供することにあります。

手作業の部分はなるべく減らし、効率的に資料作成を行うには上記のようにデータ領域とアウトプット領域とを分ける考え方が非常に大事です。

過去の結果の終始せず、未来のシミュレーションに役立つ付加価値の高い資料を提供することに注力するべきだと思います。

編集後記

あまり普段車に乗りませんが、今日は久しぶりに夜のドライブ。

横浜本牧付近をのんびりと。大きな家が多いな・・

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夜風が気持ちいいです!


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