一日の仕事にメリハリをつけるコツ


勤めていた頃にはあまり意識できていませんでしたが、一日の仕事にメリハリをつける大切さが最近分かってきました。

どんな仕事も「やるべきもの」として捉え、来たものから順次処理していっていたら、いつまでたっても終わりません。

場合によっては重要な仕事に時間を割けなくなるでしょう。

今日は一日の仕事にメリハリをつけるコツを考えてみました。

優先順位を決める

「当たり前なことを・・」と考えがちですが、意外と自分もできていないことが多いです。

特に何かをしているときにすべきことを思い出したり、メールやメッセージが飛んでくると、そちらに気がいって返答したり作業を中断してしまったりします。

あらかじめ「この日の一番優先順位が高い仕事はこの仕事」と決めておけば、その仕事を終わらせることに集中できるはずです。

メールなどの通知機能をオフにする

前述した優先順位の話ともかかわりますが、大事な仕事に集中しているときはスマホを含めメールやチャット、メッセージ等の通知機能をすべてオフにすることをお勧めします。

それだけでも気が散らなくなり、だいぶ作業の進み具合は違ってくるはずです。

外部との対話を一時的に遮断する

仕事でもう一つネックなのが電話、急な訪問です。

私は電話については相手先を確認し、すぐには出ずに折り返しかけるようにしています。

そもそも急な用事というものはそうそうありません。

急な訪問も基本的には受け付けていません。

こういったものをすべて相手にしていたらどんどん時間は奪われていきます。

組織だと、誰かが話しかけてきたときや電話がかかってきたときに上記の対応をするのは難しいでしょう。

それでも集中できる環境づくりを推進している会社はあります。

有名なところで言えば、トリンプの「がんばるタイム」(毎日2時間(12時30分~14時30分)、コピー・電話・立ち歩き禁止。部下への指示や上司への確認も禁止。)でしょうか。

こういった取り組みをする組織がもっと増えればいいですね。

自分のゴールデンタイムを知る

自分が一番仕事に集中できるゴールデンタイムを知ることは大切です。

私の場合は、朝起きてから2時間後くらいが一番頭が冴えています。

この時間に、顧客対応など重要な仕事をするようにしています。

従ってこの時間はなるべく外出の予定は入れないようにしています。

逆に昼食後の数時間はそれほど集中できないので軽い仕事をするようにしています。

人によっては夜中に集中できる、という方もいると思いますし自分のゴールデンタイムに合わせた仕事配分をすることが大事です。

仕事の合間に雑務をこなす

仕事には、仕事を行うために必要な準備(プレ仕事とでもいいましょうか)があります。

仕事に必要な資料の準備、事務手続などがそれにあたります。

こういった仕事をゴールデンタイムにするのはもったいないです。

ゴールデンタイム以外か、仕事の合間合間にこなすようにしましょう。

意外と単純作業は気分転換にもなるのでお勧めです。

まとめ

1日の仕事にメリハリをつけるコツをまとめてみました。

偉そうに書いていますが、こういったことを真面目に考えるようになったのはつい最近です。

それは時間が有限であることを強く認識したからでもあります。

「〇時から〇時まで働く」という時間消費的な考え方からまず抜け出すことが大事です。

全体の仕事を俯瞰した上で「今日は〇〇を終わらせる」という生産的な考え方にシフトし、メリハリのある時間の使い方をしましょう。

編集後記

今日は夕食の買い物に出かけたときにあちこちで製菓コーナーができていました。

バレンタインが近いからでしょうか。

急に「作ってみたい」という衝動にかられ、ガトーショコラの材料一式をネットで調べて買ってしまいました・・道具も百円ショップで一式。(^^;

これは作る時間をとらなければ、ですね。


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