電子申請が全然楽じゃない理由。解決策としてRPA(UiPath)が有効です

電子申請が全然楽じゃない理由。解決策としてRPA(UiPath)が有効です
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一昔前に比べると、役所等に提出する書類は電子申請(インターネットを通じて提出)

できるものが非常に多くなりました。

「行政手続のICT化」などという言葉も使われています。

それでは、電子申請ができるようになって劇的に業務は効率化されたのでしょうか。

私はそう思いません。

その理由はあとから述べますが、

いまのところその非効率な電子申請の救世主がRPA(Robotic Process Automation)

と考えています。

本記事では、

  • なぜ電子申請になっても全然楽にならないのか?
  • データ活用の隙間を埋めるRPAの役割
  • RPAの基本的な活用方法

を説明します。

電子申請が全然楽じゃない理由

役所等へ提出する書類は、電子申請システムがないときは

  • 手書きして、窓口へ
  • パソコンで作成して印刷、郵送

といった方法でした。

一方電子申請は

インターネットがつながっている環境であれば、

「時間・場所を問わずどこからでも申請可能!」(ネットなのに時間制限されているシステムもありますが)

ということで確かに効率的な部分もあります。

とはいえ、以下の理由により私は全然楽じゃありません。

紙が前提になっているから

大抵役所の電子申請システムは紙のフォーマットが前提となっています。

例えば、以下は法人を設立したときに提出する法人設立届出書(eLTAXというシステム

で作成する場合)ですが、

ものすごく細かく、入力箇所がたくさんあります。

(それにしても必須ではないにしろ、資本金とは別に、「資本金等の額」という欄に混乱する方は多いと思います・・)

紙であるならば、全体を見渡すことができるためこのようなフォーマットは

有効ですが、

画面で見る際にはこのようなフォーマットは非常に入力しづらいです。

入力漏れがないか確認するのにストレスがかかります。

チェックをつける、丸をつける操作なんかも手書きを引きずっているので非常にやりづらいです。

データを活用できないから

本来電子化というのはデータ活用することが目的です。

ですので、入力フォーマットは先程のような「紙」を前提とした入力ではなく

テーブル(1行につき、1つのデータ)でなければいけません。

✔や〇などのマークは要りません。

下記のようなフォームであれば入力する側も楽です。(実際はもっと見栄えを考慮すると思いますが)

役所がほしい情報は「データ」であるはずなので。

どうしても「紙」ベースのものが必要なのであれば

最終的にデータから「紙」ベースのPDF情報を出力できるようにしておけば良いはずです。

 

もう一点、

多くの電子申請システムは

ExcelやCSVなどのデータ取り込みに対応していないことも

データ活用できない大きな障壁です。

「紙」ベースの電子申請入力フォームが問題なのは、

元々あるデータを利用できない点です。

会社の名前、住所、代表者等の情報はデータでどこの会社も持っているはずですが、

「紙」ベースの入力フォームにいちいち人の手入力を介さなければいけません。

(コピペする場合も同様)

このような作業は単なる「転記」ですので人が本来やることではありません。

そこで、このようなデータ活用を阻むシステムを補うために

RPAをがオススメです。

データ活用の隙間を埋めるRPAを利用しよう

RPAは、ルーチンワークを効率化するためのシステムです。

特に有用なのが、

どうしてもデータ連携できないシステム同士を、つなげる役割

を果たしてくれる点です。

データ連携できればそれが一番なのですが、

現時点ではできないシステムが多いので、RPAを使って繋げる方法がベストです。

RPAの基本は、Excelデータの自動取込

今までいくつかUiPathというRPAソフト(小規模事業者は無料)を使ってプログラムを作ってきました。

参考:

RPA(UiPath)+eLTAX(地方税共通納税システム)で、住民税納付を効率化。

【RPA】UiPathでExcel→税務ソフト転記。カオスなソフト入力スキルよりも、Excel・RPA・プログラミングのスキルを上げる

【RPA】UiPathとExcelVBAの連携によってcsvデータを自動でクラウド会計にインポート。ルーチンワークこそRPAを活かそう!

Webで動くソフト、デスクトップで動くソフトいずれにしても

Excelのデータを取り込んで効率化する方法がメインです。

汎用性、入力のしやすさ等考えるとやはり

元データはExcelが良いと考えています。

詳しい作成方法は記事にも書きましたが、

基本的には、

  1. UiPathのレコーディング(Excelのマクロのように、操作を記録する機能)で自動化したい操作を記録する
  2. 使いたいExcelデータとUiPathを紐付ける(Excelスコープアクティビティ、For each関数を利用)

ができれば自動化を行うことができます。

今回、電子申請が非常に面倒な法人設立届の作成の自動化を行いました。

元々データの入っているExcelから、JDLという税務申告ソフトへの転記の自動作業を行っています。

他の会社でも、Webシステムへの転記も、データさえあれば同じようにできます。

プログラムの作成はほぼ半日かかりました。

ただ、一旦作れば

その後の入力は一生しなくても良いのでとても清々しいです。

不合理な仕事を残さないためにもRPA

現在の電子申請は全然楽ではありません。

場所・時間を問わずできたとしても

「データがあるのに入力(又はコピペ)しなければならない」

という不合理な状況は変わりません。

業務効率化以前に、不合理なことはしたくないですよね。

人にはもっとやりたいことがたくさんあるはず。

というわけで、執念で、時間をかけてでもRPAで効率化しています。

 

「入力を外注して集中すべきところに集中すれば良いのでは?」

という意見もあるかと思いますが

外注してしまえば意味があると思えない仕事が残ってしまいます。

自分がやりたくないことを人に投げることをしたくないですし、

「人に頼んだほうが安くて速い」も誰かが犠牲になるため避けたいです。

不合理な仕事を人に振らないためにも、

RPAを活用することはオススメです。

 

まとめ

全然楽じゃない電子申請の理由と、その対策としてRPA(UiPath)の基本的な

活用を説明しました。

 

編集後記

連休は、バッグを作ったり、料理を楽しんだり。お出かけはしませんでした(^_^;)

 

Youtube更新情報(毎週水曜日更新)

効率的なインプット(勉強)方法として、

私が日々やっていること、やっていないことを3つずつ説明しました。

ようやく誰もいない部屋でしゃべることにも慣れてきました(^_^;)

最近のあたらしいこと

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