Notionのオートメーション機能でルーチンタスクも効率的に。

先日、タスク管理をNotion（オール・インワークスペースツール）にすべて移行しました。

これまで別ツールでタスク管理をやっていたのですが、非効率かなと思ったのと、やはりNotionに一元化したいなと思ったのがきっかけです。

そのときに役立ったのが、ルーチンのタスクを自動で追加できる、「オートメーション」という機能です。

今日は、そのオートメーションの利用例を紹介します。

＊2025年2月現在、オートメーション機能は有料（プラスプラン以上）で利用できます

タスクの一覧化＆「今日やること」を明確にしたい

今回タスク管理をNotionでやるにあたって意識したのが、

• 仕事の単位（プロジェクト）ごとのタスクの一覧化
• 「今日やること」の明確化

の2つです。

実は、仕事単位ではこれまでもNotionでタイムラインで管理していたのですが、その中のタスクについては可視化していなかったんですよね。

これだと、「今自分がどのくらい具体的なタスクを抱えているのか」が見えづらい欠点がありました。

ひとり仕事のスケジュール管理をNotionで！

そこで、既にあるこちらのテンプレートを使わせていただき、

プロジェクトとタスクのデータベースを作ってリレーションして、

ひとつのプロジェクトを見ればその中のタスクとステータスがわかる、という状態にしました。

毎日見るページにはデータベースをフィルタして、「実行日が今日のもの」で抽出し、今日やるべきことをはっきりできました。ステータスを「進行中」「完了」にすれば、移動できる仕組みです。モチベあがりますね…！（効果音もつけたいのだが）

Notionは0から構築できて便利だけど、その分自分ですべて作るのはハードル高いです。

自分の希望と近いものをテンプレートから探して、カスタマイズしていくほうが効率的です。

毎日、毎週などのルーチンタスクをオートメーションで設定する方法

毎日する仕事の中には、

特定のプロジェクト（「Aさんの確定申告」「B社へのプレゼン」など）に属さないルーチンタスクってありますよね。

これを簡単に設定できるのが「オートメーション」という機能です。

オートメーションは、特定の条件（トリガー）を満たしたときに自動的にアクションを実行する機能です。

今回は、「定期的な時期（日、週、月など）がきたら」（トリガー）、「データベースにタスクを自動で追加する」（アクション）オートメーションを作りました。


まず、「タスク管理」などの名前でタスクを管理するデータベースを作ります。

その上で、右上の雷マークのようなアイコン（オートメーション作成ボタン）をクリックします。

今回は、私が毎日している自分の事業の経理を例に説明します。

まずは、オートメーションの名前（わかりやすいものが良いです）を設定します。

次に、新規トリガー（条件）を設定します。

今回は、「特定の時期がきたら」なので、「〜ごと」を選択します。

頻度が選べますので、「日」を選びます。（他にも月ごと、週ごとなど選べます）

タスクを自動追加する時間や、開始する日も選べます。

自動化するアクションを作ります。

今回は、データベースにタスク（ページ）を追加するアクションなので、

特定のデータベース（今回はDB_ タスク管理）にページを追加（空白ページとして）という設定になります。

ただページを追加するだけではなくて、

それぞれのプロパティに値を設定したいので、以下設定しています。

• タスク（キーとなるプロパティ）に、タスク名
• 実行日（そのタスクをする日）はトリガーされた日付（つまり、毎日の日付）

これで、毎日ルーチンタスクを設定できました。

毎日、一定の時間に自動的にタスクが追加されます。

「一度設定すればOK」が安心

タスク管理に正解はありません。

誰もが使えるExcelや、紙の手帳やTo Do Listなどアナログな方法でする人もいるでしょう。

Notionなど、タスク管理に特化しているツールを使うメリットは、

「一度設定すればOK」という安心を得られることです。


Excelや紙の場合、どうしても「人が介在しなければならない」部分も多いので、ついうっかりということがあると思うんですよね。

もちろん自分は大丈夫、という方であればよいのですが

私みたいな抜けた人間の場合「システムの安心感」をお金で買うのは

全然ありかなーと思っている次第です。

Notionでのタスク管理が気になっている方の参考になればうれしいです！

編集後記

週末は、ソファが家に来たので組み立てを。

ローソファは初めてなのですが、地面に近いほうがリラックス効果もあるな〜と大満足です^^

最近のあたらしいこと

カフェきゃらめるのバナナマフィン

新しいソファに座ってYouTube撮影

揚げない天ぷら粉