Googleのお問い合わせフォームに記載されたメールアドレスに誤りがあった場合の対策


先日、事務所HPからGoogleのお問い合わせフォームでお問い合わせを受けました。

久しぶりのお問い合わせ!と歓喜しはりきって返信したところ・・

どうやらフォームに記載されたメールアドレスが間違っていたようでエラーとなって返ってきてしまいました。

(2017年5月9日の深夜2時頃にお問い合わせいただいたT・G様、このブログをもし見ましたらお手数ですが再度お問い合わせください!)

そこで、今後のためにメールアドレスに誤りがあった場合の対策を考えました。

お問い合わせに返信できないことのデメリットは大きい

今回初めてこのような事態になってお問い合わせに返信できないことのデメリットを知りました。

  • せっかくの営業機会を失う
  • せっかく書いていただいたお問い合わせ内容、それに対する返信が無駄になってしまう
  • お問い合わせしてきた人から見れば、返信がない=無視されたという悪い印象を持たれてしまう

特に3番目が大きいと思います。

メールアドレスの誤入力があった場合の対策

対策として、いくつか考えてみました。

  • 2度入力してもらい、チェック機能を入れる
  • 自動返信メールを送る

前者は2度入れてもらうのも気になるし、チェック機能を付けるのが難しそうだったので却下。

後者のお問い合わせしていただいた際に、「自動返信メールを送る」で対策することにしました。

お問い合わせフォームを送信していただいた後に、「自動返信メールが届かない場合にはメールアドレスが誤っている可能性があります。万が一メールが届かない場合には大変お手数ですが再度お問い合わせください。」

の一文を加えることにより、問い合わせしていただいた方に注意を促すようにしました。

お問い合わせ

自動返信メールの設定

以下はGoogleフォームを既に使用されている方を前提としていますのでご了承ください。

自動返信メールの設定は、Googleフォームの回答スプレッドシートのツール→スクリプトエディタを選択し、コードを書く必要があります。

なお、コードは井ノ上陽一さんのブログから引用させていただきました。

スクリプトエディタ10

function autoreply() {

//自動返信メールの件名

var title = “お問い合わせありがとうございます。”;

//自動返信メールの本文 \nは改行。
var body
= “お問い合わせいただき誠にありがとうございます。\n”
+”下記のとおりお問い合わせを受け付けました。\n\n”
+ “————————————————————\n”;

//自動返信メールの本文2 本文1と本文2の間に入力内容が入る
var body2
= “————————————————————\n\n”
+ “確認後、返信させていただきます。少々お待ちください。”;

//後の処理で使うため、変数を設定。(フォームと名称を一致させる必要あり)
var name = ‘お名前’;
var mail = ‘メールアドレス’;
var address = “”;
var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();
var row = sheet.getLastRow();
var column = sheet.getLastColumn();
var range = sheet.getDataRange();

for (var i = 1; i <= column; i++ ) {

//スプレッドシートの入力項目名
var item = range.getCell(1, i).getValue();

//スプレッドシートの入力値
var value = range.getCell(row, i).getValue();

//本文(body)に、フォームの入力項目を追加
body += “■”+item+”\n”;

//本文にフォームの入力内容を追加
body += value + “\n\n”;

//フォームの入力項目が、「お名前」の場合は、「様」をつけて、本文の前に追加
if ( item === name ) {
body = value+” 様\n\n”+body;
}

//フォームの入力項目が「ご連絡先メールアドレス」の場合は、変数addressに入れる
if ( item === mail ) {
address = value;
}
}

//本文1に本文2を追加

body += body2;

//宛名=address、件名=title、本文=bodyで、メールを送る
GmailApp.sendEmail(address,title,body);
}

編集→現在のブロジェクトのトリガーを選択してGoogleアカウントとの間の承認の設定をします。

スクリプトエディタ3

スクリプトエディタ4

これで下記のような自動返信メールが問い合わせをした方に届きます。

自動返信メール

まとめ

Googleフォームのお問い合わせフォームに記載されたメールアドレスが誤っていた場合の対策として自動返信メールの設定をまとめてみました。

正直これで100%回避できるわけではありませんが、気付いてもらえる可能性が少し上がりました。

ついでにお問い合わせフォームの体裁も少しいじってみました。

HPに設置したお問い合わせフォーム、放置せずに都度見直しておくことが大事ですね。

編集後記

ここ数カ月間夜型人間だったのが、GW明けから朝型に切り替えられるようになりました。

朝考える時間を持つだけで余裕が持てます。

相変わらずブログアップする時間はバラバラですが・・。


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