スキャナ保存は「義務」じゃない

2022年1月に大幅に改正された電子帳簿保存法。

この法律は、

1. これまで紙で保管が必要だった帳簿書類をデータで保存することを認める
2. 電子取引（最初から紙を使わない取引）はデータのまま保存する義務がある

の2つを定めたものです。

このうち、2.の電子取引は「義務」なので、

「データで受け取ったものは、データのまま保存してね」

というルールです。現在延長も議論されていますが、2024年1月から強制される予定です。

 

一方、スキャナ保存は

「紙で受け取った書類をスマホなどでスキャンしてデータで保存することを認める」

制度で、1.に含まれます。

文字通り「認める制度」なので、

これまでどおり紙のまま保管しても良いのです。

 

電子取引のデータ保存義務のインパクトが強く、

「すべてをデータで保存しなければいけない（保存した方が効率的だ）」

と考えられる方もいますが、

スキャナ保存は任意ですし、

場合によってはしないほうが効率的です。

なにせ、「スキャン」という一手間が生じるので。

 

本日は、スキャナ保存が向いているケースと、

無理にしなくても良いケースを書きます。

※スキャナ保存は「スキャン」の手間が生じる

 

スキャナ保存が向いているケース

複数人で経営している会社で、

ワークフローシステムを既に導入済みの

ケースは向いている可能性が高いです。

 

スキャナ保存の「紙をスキャンしてデータ化する」

こと自体は効率的ではありませんが、

すべての取引をデータで一元化することが

効率化につながる場合です。

 

例えば、わたしのお客さまはfreeeやMFクラウドなどの

クラウド会計ソフトを使っていますが、

スキャナ保存をしていただくと領収書・請求書等を

承認・決済する方や経理の方、外部の税理士全員に共有できるので

非常に月次・年次決算がスムーズに進みます。

 

一方、ひとり会社やフリーランスなど、

他に情報を共有する人がいない方であれば

紙をスキャンしてデータ化する必要は

そこまで感じません。

 

スキャナ保存は、「ワークフローを効率的に流し、情報共有を素早くするツール」

として捉えるのが良いと考えています。

 

スキャナ保存を無理にしなくて良いケース

先ほども少し触れましたが、

ひとり社長やフリーランスなど、

他に情報を共有する人間がいない方であれば

無理に難しい要件を満たしたスキャナ保存をする必要はありません。

（わたしはひとりですが

研究のために実施しています）

 

領収書や請求書って、

基本的には見返さないものです（税務調査などない限り）。

もし後で紙を探したくない場合には、スマホで気軽に撮影してデータで残すのも良いでしょう。

その場合、スキャナ保存をしようとすると検索機能など

他の面倒な機能が必要になってしまうので、

撮影した後はささっと封筒に入れて紙保存して、一生見返さない

のもありです。

 

「紙をスキャンしてデータ化する」

はデジタル化はしてるけど、必ずしも効率的でない

というのは意識した方が良いでしょう。

 

まとめ

電子取引につられて、

紙で受け取ったものもデータで保存しなければいけないのか？

という方の問い合わせが多いので記事にしてみました。

スキャナ保存はあくまで任意。

紙保存の方が楽であればしなくても構いません。

 

編集後記

昨日は、銀座のSONYストアに行って新しいカメラを試しに。

色々触ってみましたが迷いそうです。

そのまま銀座のホテルに泊まりました。

おしゃれな人、外国人が多く落ち着きませんでした汗。

 

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