無駄な作業をしていないか

独立してから自身のためにも、お客様のためにも「作業」をいかに減らすかをよく考えるようになりました。

思い返すと勤務時代はその事務所のやり方について、多少疑問に感じてもそのやり方を踏襲する習慣ができてしまっていました。

担当社数も20数件抱えていたのでまともに考える余裕もありませんでした。

例えば、納付手続。

勤務時代は税務署から送られてくる納付書に手書きで金額を書いて、お客様へ発送していました。納付手続きは余裕を持たせなければいけないのですがどうしても税額計算に時間がかかり、納付書の送付がいつもぎりぎりになってしまいお客様にご迷惑をかけてしまうこともありました。

しかし考えてみれば「電子納税」というシステムがあります。

得意先がインターネットバンキングを利用していれば、事務所で納付情報を作成して得意先に伝えることにより納付書の発送など必要なかったのです。（事前に税務署に申請が必要な「ダイレクト納付」は除きます）

得意先が金融機関に行く手間も省けます。

今考えれば当たり前なのですが・・何故納付書を発送していたのかいまだに謎です。

また、なぜか「FAX」を多用している事務所もありました。

FAXはちゃんと届いているかどうか気になりますし、セキュリティ上問題があります。

資料のやり取りをするのに今の時代FAXを利用する理由がよく分かりません。

 

これらの納付手続、資料のやり取りなどはすべて「作業」に属するものです。

業務上必ず必要にはなることではありますが、価値を生み出すものではありません。

付加価値の高いサービス提供に力を入れるのはもちろん必要な事ですが、時間をとって現時点での業務を見直し、付加価値の低い作業を減らす事も大事です。

 

編集後記

今日は息子のパスポートを取りに横浜山下公園近くのパスポートセンターへ。

去年自身のパスポートをとったばかりなのにもう息子のパスポート申請とは。。少し複雑です。