ペーパーレスは環境のため、業務効率化のために積極的に取り組んでいます。

現在出回っている「ペーパーレス」の意味は、以下の２種類があると思っています。

1. 紙を電子化してペーパーレス化
2. 最初からデータでやり取りしてペーパーレス化

私が取り組んでいるのは２．です。

最初から紙を使わないでデータでやり取りする方法です。

ペーパーレスの本質は、こちらの方法だと思っています。

現在のペーパーレスの主流は紙を電子化すること

税務の分野ではペーパーレスが遅れていましたが、近年電子帳簿保存法の改正が行われ、昔よりは取り組みやすい環境にはなりました。

その一つが「スキャナ保存」です。

先程説明した１．の「紙を電子化してペーパーレス化」に当たります。

紙でもらった領収書等をスキャナ（スマホでも可能）で読み込み、一定の要件（タイムスタンプ付与等）を満たせばそのスキャナデータを保存することで紙の領収書は不要になる制度です。

紙を捨てられるのは良いですが、結局のところ紙をスキャンする、タイムスタンプを付与する（基本３日以内）、チェック体制（２人以上必要）を整える、事前に税務署への届け出が必要・・といったことが必要で、労力は残ります。

更に、紙を捨てるということは環境を汚すということです。こちらのほうが問題です。

現在のペーパーレスの主流はこのような「いかに紙を電子データ化するか」に重点を置いています。

私はこの「スキャナ保存」はペーパーレスの本質ではないと思っています。

紙の管理コストは減らせるかもしれませんが、結局紙を受け取り、渡している時点で紙を減らせていないからです。

ペーパーレスの本質は紙をもらわない・渡さない・データのまま扱う

スキャナ保存は「紙」でのやり取りがあることが前提ですが、

そもそも最初から紙を使わずにデータでやり取りできれば余計なスキャン作業等も生じず、環境も汚しません。

ペーパーレスの本質は

先程説明した２．の「最初からデータでやり取りしてペーパーレス化」

だと思っています。

例えば税務の場合は、

電子帳簿保存法という法律で、電子取引の取引情報（取引情報が電磁的記録の授受によって行われる取引。例えばメールで注文書・領収書等を添付して送る場合等）の保存はデータのままで行う必要があると定められています。

つまり、最初からデータでやり取りすれば、スキャナ保存をするまでもなくデータのままで保存することが原則です。（ただし、紙で打ち出した場合は紙で保存も可能。）

ただ、データで保存するためには下記の一定の要件を満たす必要があります（原則なんですが、要件を満たさなければいけないという。。紙で打ち出した場合には下記の要件はもちろん必要ありません）。

• 見読性（PCのディスプレイ上に、整然かつ明瞭な状態で速やかに出力することができること）
• 関係書類の備え付け（電子保存の対象となったデータを作成するのに使用したシステムの概要を記載した書類）
• 検索機能の確保（取引年月日、科目等の検索条件設定、範囲検索、条件検索など）
• タイムスタンプ付与又は事務処理規定（訂正・削除禁止、管理責任者の設定など）の備え付け・運用

ただ、スキャナ保存と違って事前の届け出は必要ないですし（そもそも原則なので）、導入のハードルが高いタイムスタンプに代えて事務処理規定を定めればOKなのでそこまで労力はありません。

私が実践し、そしてお客様に勧めているのは、こちらの「最初からデータでやり取りしてペーパーレス化」です。

紙でのやり取り自体をなくしていく

データのまま扱い、保存するためには、紙でのやり取りをなくしていく必要があります。

もちろん取引先の事情もあるでしょうから、自分のやり方を押し付けることはできませんが、

言ってみないと分からないこともあります。

紙の請求書→メールにてPDF添付OK？

契約書→クラウドにて署名でOK？

など。

なるべく相手のメリット（工数が減るなど）を打ち出し少しずつ歩み寄るのが良いかと。

本日、出版社の方と打ち合わせで

「校閲は郵送で・・」

とおっしゃっていたので恐る恐る、

「すみません、PDFデータで受け取っても良いでしょうか・・？」

と聞いてみたところ、

「問題ありません」

というお答えをいただけたので、ほっとしました。（紙をもらってもなくすので。。）

言ってみると意外と通ったりします。

まとめ

「ペーパーレスの本質は、紙をもらわない・紙を渡さない・データのまま扱う」

と思うところを説明しました。

今まで行ってきたことを変えるのは難しいですが、少しずつ、ペーパーレス始めてみませんか。

編集後記

昨日は、税務雑誌記事のゲラチェック。なんとか終わりました。

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