ペーパーレスのためにやっていること

ペーパーレスのためにやっていること
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環境のために、効率化のために仕事上は「紙」をなるべくなくそうと考えています。

税理士事務所の特徴としても「徹底したペーパーレス化」と書かせていただいており、実践をしております。

偉そうに書くことでもないかもしれませんが、ペーパーレスのために日々実践していることを書いてみたいと思います。

情報共有はクラウドスペースを利用

紙の資料をお預かりするということはせず、クラウドスペースを使って情報共有をしています。

使っているシステムはお客様の要望によってですが、Dropbox、Google Driveなど。

日々の数値はクラウド会計ソフト(MFクラウド、freee)で管理しているので、紙のやりとりをせずにリアルタイムで情報共有しています。

また、SlackなどのチャットツールはDropbox、GoogleDriveと直接連携できチャットをしながら共有フォルダにアクセスできるので、効率化を図れます。

紙の資料をいただかない

お客様に紙の資料を預かったり、郵送をお願いすることはしないようにしています。

郵送は、コピーを取ったり、封筒に詰めたり、郵便局の行くなど思った以上の労力ですので簡単にお願いしないようにしています。

「これ返した・返していない」などの管理も大変です。

写真に撮ってクラウド上にアップしてもらうか、画像をメール添付していただくようにしています。

契約は電子上で

独立直後に同業者から教えてもらった電子契約システム「CloudSign」を利用しています。

契約書をクラウド上にアップロードし、相手が必要事項を入力、同意することによって電子署名が施されるサービスです。印紙も不要です。

月10件までは無料で利用もできます。

従来のように、紙に印刷して、捺印、割り印をして、印紙を貼って、一部郵送して・・といったことが不要なのでとても助かります。

法的な有効性について当初は気になりましたが、そもそも契約は口頭でも成り立ってしまうので、紙にこだわる必要はありません。

このシステムによって契約業務に必要な紙と時間が大幅に削減しました。

FAXを使わない

独立直後からFAXは利用していません。

送る場面は本当に限られていますので(同業者団体のやり取りなど)、コンビニのFAX機で十分です。

受け取る側としては、不要なDMを受け取りたくないというのもあります。

「捨てればいいじゃん」という意見もあると思いますが、ちょっとしたことかもしれませんが環境を悪くするのが私は気になります。

紙の請求書を送らない

請求書はクラウド会計システムか、PayPalなどの決済システムから共有又は電子メール添付にてお送りするようにしています。

報酬は振込又はカード決済で頂戴する

報酬については銀行振込又はカード決済でお願いしています。

お客様のところに出向いて、現金で報酬を回収、領収書を手渡すということは行っていません。

また、以前業界団体の引落サービスを利用していましたが、不要なはがきやお知らせが紙で来るので、すべてシステム上からお送りするようにしています。

電子申告・電子申請・電子納税を利用

電子申告・電子申請・電子納税を利用し紙の申告書・申請書・納付書を使わないように(お客様に使わせないように)しています。

どうしても電子でできない手続(例えば、市区町村によってはいまだに住民税の電子納税ができない・・)のみ、紙でお願いしています。

電子帳簿保存法に沿ったアドバイス

小規模事業者にとっては敷居の高かった電子帳簿保存法(紙に代えて電子で帳簿・書類を保管することのできる制度)ですが、何回か改正されて年々敷居が下がってきています。

電子帳簿保存法に沿って、今できうる範囲でのペーパーレス化をお客様にアドバイスしています。

まとめ

ペーパーレスのために日々行っていることを書いてみました。

紙でのやり取りが慣習としてある税務・会計業界でできうる範囲でのペーパーレス化を図っていくことは私にとって使命だと勝手に思っています。

・・と、ペーパーレスの記事を書くきっかけになったのが、私が今年作った法人宛に来た、全面カラーの年末調整のお知らせと納付書。(しかも法人を移転したからか違う税務署から2セットも来てしまった。。)こんな零細企業に、もったいない。。

編集後記

週末は、南青山の「根津美術館」というところへ行きました。

桃山時代の陶器展が行われていて、和服姿の女性も多く素敵な雰囲気でした。

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