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Excelで扱っているのはデータベース部分と表計算部分。きちんと分けて考える。

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以前、Excelは表計算ソフトではなく、シミュレーションソフトであるという記事を書きました。

エクセルは表計算ソフトではなくシミュレーションソフト~データベース領域とアウトプット領域を分ける~

この記事は、私の様々な企業での経理経験を基に自分自身が考えるエクセルの理想の使い方をまとめたものです。

あくまで自分の体験談であるため自信をもって言えるか不安でした。

しかし先日ExcelVBAのプロフェショナルである田中亨先生のWeb講義を見てほぼ同じことをおっしゃっていたので自信がつきました。

Excelで扱うのは「データベース」+「表計算」

前回の記事で私はExcelではデータ領域とアウトプット領域とを分けることが大事と書きました。

これをもっと深く掘り下げていくと、

データ領域⇒データベース

アウトプット領域⇒表計算(計算・出力)

となることが分かりました。

  • データベース部分では、データを手入力又は外部から落としてきたデータを保存します。
  • 表計算:計算部分では、必要なデータを抽出したり(フィルタ)、加工したり(関数)します。
  • 表計算:出力部分では、計算部分を使ってグラフやピボットテービルなどの成果物を表示します。

上記の3つはかならずシートごとに分けられている必要はありませんが、考え方として区分することが必要です。

すべてが一緒になっているシートが多い

実際の実務で使うシートはどうでしょうか。

私は上記の3つがきちんと分けられて作成されているワークブックを見たことがありません。

シートの上部にデータ入力領域があって、下にSumifなどで集計していて、隣にピボットテーブル、グラフがあって・・という状態はよく見かけるのではないでしょうか。

実務をしていてたびたび、

「何故毎回同じ作業を繰り返さなければいけないのだろう?」

とモヤモヤしていたのですがその原因を探っていくとデータベース領域と表計算領域(計算・出力)とを区分する考えが浸透していないからという結論になったのでした。

データベース領域部分を加工したり、出力部分にデータを入力してしまったりしているから何度も同じシートを作らなければならなくなるのです。

Excelで重要なのは関数をいくつも知っていることではなく、目的・手段を正しく知る事

今回田中先生の講義を見てExcelで大事なのは関数をいくつも知っていることではなくて、「Excelの正しい作成方法・考え方」であるということを再認識しました。

「Excelはデータベース領域と表計算(計算・出力)領域とを区分する。」

この基本を知っているか知らないかで全く効率が違ってきます。

巷にあふれている参考書やセミナーは、いきなり関数の説明から入ったりしているものが多いです。

また、実務では「このエクセル、何のために作っているの?」というものが非常に多いです。

まずは

「なぜこのExcelシートは必要なのか?」

「Excelを使って何がしたいのか?」

など本質的なこと(Excel作成の目的)から入っていくべきでしょう。

そのうえで正確な作成手段(データベース領域と表計算表域を区分する)で作成することが大事です。

関数やグラフ、ピボットテービルなどの技術的な部分については後からいくらでも学べます。

まとめ

Excelはデータベース領域と表計算領域(計算・出力)とを区分すること。

実務でモヤモヤしていたことがだいぶ明確になってきました。

Excelは正しい使い方をすれば手仕事を瞬時に終わらせてくれる大変優れたツールです。

手書き時代を引きずっていてはいつまでたっても効率化は進みません。。

「神」エクセルは身近なところにもあった。データの蓄積・検索ができないのは致命的

今回見た動画はこちら。

1歩目から間違えないためのExcel術 – 無料動画学習|Schoo(スクー)

Schoo(スクー)という動画で自己学習できるサイトです。

Excelの他にもプログラミング、ビジネス、マーケティング、英語など様々な授業が公開されています。

(基本は有料で、プレミアムプラン月額980円、プレミアムプラスプラン月額1980円です)

魅力ある授業ばかりなので興味ある方はご覧になってください。

編集後記

12月に入りました。

昨日は午後からクリスマスツリーを出してみました。

ツリーを飾るだけで部屋の雰囲気が全く違いますね。

クリスマスが楽しみになりました。


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戸村 涼子
ファイル 2017-03-24 15 12 37

30代税理士。横浜市在住。
クラウド会計専門。ネットビジネスに強み。主に副業を行っているサラリーマン、フリーランス、小規模ベンチャーのお手伝いをさせていただいております。
既存の税理士業業界に常に疑問を持ち税理士としてどのように社会貢献していくか日々模索中。
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