フリーランスの味方である貸会議室の探し方、注意すべき点

フリーランスの味方である貸会議室の探し方、注意すべき点
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独立してもうすぐ3年ですが、固定事務所を持たずに自宅兼事務所で普段仕事をしています。

ただ、お客様の打ち合わせや、セミナー等の場合には、

外部から遮断された場所が必要になります。

そんなときは割安な時間単位で利用できる「貸会議室」を利用しています。

 

貸会議室の探し方、注意すべき点を書いてみます。

検索サイトをメインに探す

貸会議室を探すのは、貸会議室検索サイトがやはり便利でしょう。

代表的なものでいうと、

の3つがあります。

スペイシーは比較的ビジネスに特化していて、あとの2つは幅広い用途に対応している

といったイメージでしょうか。

探し方はどこの検索サイトも一緒で、

場所、時間、用途等を指定して検索するだけです。

(下記はスペイシーの公式サイトのトップページをお借りしました)

(どこのサイトも「統一してるの?」というくらい作りが似ています。個人的には、少々探しづらいのですが・・)

支払い方法は各サイトによって多少異なりますが、

  • 銀行振込
  • クレジットカード
  • 請求書払(法人向け)

等が用意されています。

予約方法は簡単で、まずは利用者登録をします。

カレンダーを表示し、空いている時間帯をクリックして予約画面に進み、

決済情報を入力して予約完了です。

予約完了メールが届き、開始前にもリマインダーメール(鍵の開け方等)が届きます。

また、検索サイト以外の公式サイトもチェックしてみると

安く借りられることもあります。

(検索サイトは、スペース提供者からの広告料で賄っているため)

物件名がわかっている場合に「物件名+貸会議室」等で検索してみると公式サイトがヒット

するかもしれません。

余裕がある場合には試してみましょう。

予約する際に気をつけること

準備・片付けの時間も含める

時間貸しの貸会議室の場合、自分が予約する前の時間、後の時間に違う人が間を空けずに予約

している可能性が高いです。

貸会議室のマナーとして、準備、片付けの時間も含めて予約を取るようにしましょう。

以前、時間になっても前の人が出てこなくて、入ってみたら

コスプレの人で溢れていて後ずさりしたことがあります^^;

広さを確認する

特にセミナーや勉強会などを開く場合には、広さも大事です。

スペースの説明には「○名まで着席可能」「○○㎡」

と書いてあるので確認しましょう。

一回り大きめの会議室を予約しておくと安心ですね。

必要なものが揃っているかを確認する

必要なものが会議室に揃っているか、これもとても重要ですね。

貸会議室に置かれているものも予約サイトに書かれていますので、

確認しましょう。

特にセミナー・勉強会を開く場合には

  • 無料Wifi
  • PC接続用ディスプレイ
  • プロジェクター
  • 電源
  • ホワイトボード
  • 各種ケーブル(HDMI、USB対応等)

などを確認しています。

中には、Web会議用カメラ、Web会議用マイクなど録音施設も準備されている会議室も。

よくわからない場合には、下見をする場合もあります。

予約サイトに書いてあるものが実際行ってみるとない、動かない、なんて

ことも経験したので、下見は重要かなと思います。

周りの環境を確認する

初めて利用する会議室で、人に来てもらう場合には

一度周りの環境をGoogleMap又は実際に赴いて確認します。

分かりづらいところにないか、

近くにコンビニ等はあるか・・など。

行ってみたらいかがわしいお店がたくさん入っているビルの中に

あったこともあり^^;

一時的な時間利用、とはいえ

環境確認も大切、と感じました。(特にお客様を呼ぶ場合)

利用したメモをとっておく

いろんな貸会議室を利用していると、

「ここはリピートしたいな」

「ここはもう使いたくないな・・」

というところが出てきます。

感じたことは、自分用のリマインダーとしてとっておくと後で有効です。

次のようなメモ(私の実際のメモです)が役に立ちます。

  • 部屋に清潔感がない、嫌な匂いがする
  • 8人収容可能と書いてあったけど、実際は6人までかも
  • 隣の部屋が闇金融ぽく、怒鳴り声が聞こえる。来た人を怯えさせてしまう
  • 隣の部屋が音楽教室ぽく、ウクレレの音が聞こえる。楽しい気分にはなるけど仕事向きではない?

まとめ

貸会議室の探し方、注意すべき点を書きました。

これから固定事務所を持たずに事業を始める人の

参考になれば幸いです。

 

編集後記

昨日は、貸会議室を利用して執筆仕事。

 

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