2024年1月1日から電子帳簿保存法の「電子取引のデータ保存」の原則化が始まります。

 

電子取引とは、紙を一切使わない取引。

• メールで受け取ったPDFの請求書
• クラウド上で共有した電子請求書

などが該当します。

 

これらは、「データのまま保存」することが必要です。

いっときは、「特別なシステムが必要」とも言われていましたが

要件が緩和されて普段使いのシステムでも可能となりました。

 

今回は、メモ管理ツールとして人気のあるNotionで

手間をかけずに電子取引保存をする方法を紹介します。

 

電子取引保存の要件は2つ

電子取引データは、「データのまま保存」することが必要なのですが、

ただ保存するだけではダメなんですね。

以下の2つの要件が必要です。

 

• 電子取引データを取引日・取引先・取引金額の3つで検索できるように索引簿を作ること
• 電子取引データの訂正削除を行うルールをあらかじめ文書で定めておくこと

 

「あれ、タイムスタンプとか必要なかった？」

と思われる方もいるかもしれません。

もちろん、そういった訂正削除の履歴が残るようなシステム（クラウド会計など）

を使う方法もありますが、今回はそういったシステムを使っていない

方を想定しています。

クラウド会計のようなシステムを使わなくても、上記2つを満たせば電子取引保存の要件を満たせます。

 

Notionを使った電子取引保存の方法

月中は電子取引データをフォルダに放り込んでおけばOK

まず、月中は電子取引データを決まったフォルダに自分がわかる程度の適当な

名前をつけて保存しておきましょう。

 

例えば、メールで請求書がきたらその請求書データを保存します。

保存先は自分のPCでも良いですし、外部のクラウドストレージでも。

（私はDropboxを利用しています）

年月ごとにフォルダを作っておくと良いですね。

 

ちなみに、前々事業年度の売上が5,000万円円以下の事業者は

検索要件が不要なので、次に説明する索引簿も不要です。

上記のデータ保存と、後で説明する「事務処理規程」だけ作成しておきましょう。

（私も売上5,000万円以下ですが、電子取引の管理をしたいので索引簿を作って検索できるようにしています）

 

会計ソフトには、「取引先」「摘要」を必ず入力する

後から説明する通り、索引簿は会計データを有効活用します。

したがって、会計ソフトに電子取引の入力をするときには検索要件である

• 取引先
• 取引内容（摘要）

を必ず入れるようにします。（金額は必須項目かと思いますので）

こうすることで、索引簿を作るときにわざわざまた取引先や取引内容を入れる必要がなくなります。

（↓は会計ソフトのマネーフォワードクラウドの例です）

 

月1で、会計データをダウンロードしてNotionにデータベースとして貼り付ける

都度電子取引保存して、索引簿も作って、、は正直面倒です。

会計データを作っているのだから、それを利用して索引簿を作ってしまおう、

というのが私の考えです。

 

月1で、会計データををcsvでダウンロードして、

Notionに貼り付けます。

Excelをそのまま貼り付けて、「データベースに変換」と

すればデータベースで保存することができます。

 

ファイル＆メディアプロパティを追加して、電子取引データを添付する

Notionはデータベースに簡単にファイルを添付することができます。

「ファイル＆メディア」プロパティを追加して、

月中に保存した電子取引データをどんどん添付していきます。

このとき、月中に保存し忘れたデータがあれば探して添付すればOKです。

これで、索引簿は出来上がりです。

 

国税庁の例では索引簿は索引簿で作成し、電子データはストレージに、

と分けて保存して索引簿とファイル名に番号をつけて紐付けしていますが

Notionで同じ場所に保存すれば紐付けが自動にできます。会計データを利用する良さはここにあります。

 

ちなみにAmazonですが、

ひとつひとつ領収書データをダウンロードするのは大変です。

私は「Amazon注文履歴フィルタ」というChromeの拡張機能を使って

毎月一回一気に領収書データをダウンロードしてそのままNotionに貼り付けています。

アマゾン注文履歴フィルタ

 

「訂正削除を行った場合の事務処理規程」を作成して、Notionの同じページに保存しておく

次に、電子取引保存のもうひとつの要件である

「データの訂正削除を行うルール」（事務処理規程）

を作成してNotionの同じページに添付しておきます。

（私はWordを添付していつでも訂正できるようにしておき、かつPDFも埋め込みをしています）

 

この事務処理規程の内容ですが、

• 電子取引の範囲
• 訂正削除を行う場合の方法

などを定めます。

上記のように「Notionのデータベースに保存」など、自分がしているワークフローを簡潔に記載しておけばOKです。

フォーマットは、国税庁のホームページにありますのでアレンジして使えば良いでしょう。

参考資料（各種規程等のサンプル）｜国税庁

 

今回の方法は、動画にもしています。

 

この動画の最後に、「（やむを得ない事情がある場合に限り）紙出力OKになったけど、

データで受け取ったものを紙出力するなんてマジNGだから！」

と勝手にお怒りモードになっています笑。

 

まとめ

Notionを使った電子取引保存の方法を説明しました。

私はクラウド会計を使っているのでクラウド会計でも

電子取引保存ができるのですが、

アップロードをすると取引先や内容をまた入力する必要がある、金額がうまく取り込めずに再度入力することが多い、

などかえって時間がかかることが多いので

Notionを使った方法に切り替えてみました。

電子取引保存のために特別なシステムを入れたくない方、なるべく

手間をかけたくないひとり社長・フリーランスの方は参考にしてみてください。

 

編集後記

近所は、紅葉もだいぶおちついて人も減りました。

おかげで？ゆっくり散歩ができるようになりました。

 

最近のあたらしいこと

VAIO SX14購入

使っていたWindowsパソコン（Lenovo）が少々古くなったので

VAIOに初挑戦。届くのが楽しみです。