入力、コピペは経理の仕事じゃない。繰り返し作業はExcelにやってもらって本来の仕事をしよう。

入力、コピペは経理の仕事じゃない。繰り返し作業はExcelにやってもらって本来の仕事をしよう。
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現在日本実業出版社様が発行する『企業実務』という雑誌で経理業務効率化について執筆しています。

経理業務効率化に関しては、

  • ペーパーレス
  • キャッシュレス
  • クラウド活用

など色々と考えられるのですが、

私が考える経理業務効率化のキーは、やはり

「Excel活用」

です。

私は企業での経理経験が10年ほどと長かったのですが、

そのときに感じたのは

「Excelが活用できるか・できないかで全く経理の生産性が変わってしまう」

ということでした。

もっと噛み砕いて言うと、

入力、コピペは経理の本来の仕事じゃないのに、そこで止まっている

人がなんと多かったことか、ということです。

記憶を元に、どんなことがあったかを書いてみます。

※「Excelを活用して早く帰る」は経理の仕事をしているときは永遠の課題でした※

ひたすら手入力を行っていた人

特に大きな企業にありがちですが、「マンパワー」でなんとかしようという方が非常に多かったです。

大きな企業の場合には経費精算システム、稟議管理システム、販売管理システム、会計システム、固定資産管理システム、連結システム・・

などがすべてバラバラでその間を埋める作業が多かったのを覚えています。

例えば、稟議管理システムのデータを、

上層部に提出するためにひたすらExcelへ転記し、加工されていた方がいらっしゃいました・・。

こういった業務も、何かしらデータを活用する、関数を使うなどして効率化できたのではないかと今は思います。

固定資産台帳のコピペをひたすらやって残業していた人

比較的大きな企業ではコピペ業務も非常に多いです。

例えば、固定資産台帳を加工するためにコピペを繰り返し、残業されていた方を思い出します。

その作業とは、

 

固定資産管理台帳システムから固定資産データをExcelにはきだす

資産ごと・期中区分(取得、除却など)ごとにフィルタをかける

範囲をコピーする

新しいシートを作って、貼り付けする

集計する

以下、繰り返し

といった形で。よく「残高が合わない」と大騒ぎになっていました。(加工しているときにミスが起こったようです)

数件だったら良いですが、数百件のデータを手作業で行うとなると

間違いも起きやすいですし、何よりもそんな作業で時間をとられていたら本来の経理業務である分析業務ができません。

上記の仕事を少し手伝ったときに、初めて私はVBAを使いました。

簡単な仕組みですが、資産と区分を選んでボタンを押せば範囲を抽出して、シートが追加されるVBAを作成して少しラクしました。

思い出して作ったのがこちらです↓

VBAのコードは、AutoFilterメソッドを使ったごくごくシンプルなものです。

マクロ登録を参考にしながら作っていました。(下記は今回つくったVBAです。素人なので変なコードかも)

上記のようなコードは、決して専門家にしかできないようなものではありません。

VBAの基本的なことを押さえれば誰でもできるものです。

こういったことを「知っている」だけで数時間かかっていた作業が、数分で終わることもあります。

このときにあらためてExcelの大切さというか、脅威を思い知ったのでした。

Excelの操作ではなく、「業務への応用」が大事

経理業務を効率化したい、という話はどこの会社でもありました。

しかし、「Excelを活用しよう」という話はなぜかでませんでした。

恐らく、Excelを活用してどのように効率化できるかがあまりイメージできず、そういった発想すら生まれなかったのかもしれません。

Excelの試験に受かっても、業務にどう生かしていくかがイメージできなければ

意味がないのと同じですね。

実際、私は入社試験や派遣の試験でExcelの問題をといたりしたのですが、

とおり一変の知識はあまり役に立ちませんでした。

やはり業務の中で、

「どう活かせるか」をとことん考え、イメージできることが必要だと思います。

そのためには、

「この仕事はExcelでラクできないか?」

という発想を常に持つことが必要ではないでしょうか。

入力、コピペは経理の仕事じゃないです。

作業はExcelにしてもらい、経理の本来の仕事(経営に役立つ情報の提供)を行いましょう。

 

まとめ

入力、コピペは経理の仕事じゃないということと、

繰り返し作業はExcelにやってもらって本来の仕事をしよう

ということを書きました。

色んな企業の経理を経験しましたが、Excelのリテラシーは本当に様々でした。

最初に勤めた外資系企業で関数とマクロを使いこなしている人がいて

その人を基準に考えていたのですが、その後勤めた会社には「Vlookupって何?」

という方もいて・・。

Excelのリテラシーを上げるだけで間接部門、とりわけ経理の生産性は本当に変わるはずです。

 

編集後記

ゲームをやるのにTVがあったほうが良いということでTVが我が家にも。

(息子にも根負け)

早速Switchをつなげてプレイ。あーやっぱ大画面は良いですね・・

 

最近のあたらしいこと

息子とマリオオデッセイ


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