オンラインのコミュニケーションツールが有効である条件

オンラインのコミュニケーションツールが有効である条件
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コロナ蔓延を受けて、自宅勤務が推奨されています。

とはいえ、仕事はひとりでは進められないので

社内・社外問わずコミュニケーションが必要です。

ここ最近では無料のオンラインのコミュニケーションツールが

たくさん出てきているので、それをうまく活用したいところですが、

どうしても遠隔ということで

  • 顔を合わせないと不安
  • 場を共有しなければ意思疎通できない

といったことで敬遠される方もいるかと思います。

私自身も上記のデメリットは一理あると感じており、

「この状態であればオンライミーティングも有効かな」

と思う条件があるので、書いてみます。

オンラインのコミュニケーションで大丈夫かな(顔合わせなくて良いかな)と不安になっている人の

参考になれば幸いです。

※ZOOMスタンバイ※

条件① 顔見知りである

やはり初めて会う人に関しては、オンラインだと少々不安な部分があるかなと思っています。

私自身も、遠隔でどうしてもということではない限り、

できる限り初回の顧問の面談やスポットの相談は対面で受け付けるようにしています。

一方で、継続的な契約をしていただいている顧問のお客様や、

以前お願いしていただいたことのあるスポットのお客様であれば

オンラインミーティングで対応できる場面は多いと思っています。

次に説明する情報の共有が進んでいることもありますし、

どういった性格の方なのかもわかっているので進めやすいですね。

そう考えると、

普段一緒に働いている社内の人とのちょっとしたミーティングであれば、

何も問題ないように思われます。

(私自身は誰とも一緒に働いていないのでそういったシチュエーションはありませんが)

条件② 情報が揃っている

条件①ともつながりますが、

以前からお付き合いのある人であれば必要な情報が揃っているので

オンラインで問題ないと思っています。

例えば、本日は去年も確定申告のお願いをしていただいた方とZOOMでミーティングをしたのですが、

前提となる情報(職業や住まい、家族など)が揃っているので、

今年度分の追加情報を聞き出すだけでミーティングは簡単に終了できました。

また、相談事項があらかじめはっきりとしている単発の相談も

オンラインミーティングは有効と感じました。

一方で、

  • 相手の要望がはっきりしない
  • 相手の悩み事がはっきりしない(「わからないことがわからない」の状態)

といった場合など相手の反応を見ながらじっくり話す必要があるときは、

表情が分かりづらいオンラインミーティングでは逆に非効率かもしれません。

 

条件③ 作業が必要でない

なにかシステム等の作業が必要であるミーティング(又はコンサルティング)の場合、

オンラインでやるのは難しいでしょう。

例えば私の場合単発でクラウド会計導入・運用コンサルティングを行っていますが、

実際に手を動かしてもらう場面があり、

画面共有でできなくもないのですがやはり非効率かなと感じます。

音声、動画いずれも大きな問題はないのですが

やはり通信状況によって乱れも生じますので。

複雑な作業が必要な場合はやはり対面のほうが向いているでしょう。

 

まとめ

オンラインのコミュニケーションツールが有効である条件を考えてみました。

このような状況(ウィルス蔓延期)でもあるので、

なるべく人が集まるところは避けて自宅で業務をすることができるのならそれに越したことはないですね。

 

編集後記

週末は、家計の見直しや旅行計画など

 

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