昔ながらのやり方にこだわっていいのは本業だけ

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以前勤めていた会計事務所でとある飲食店の担当をしていました。

昔ながらの料理方法やレトロな内装で、味も良くファンがたくさんついているお店でした。

記帳に二度手間、それ以上かかっていた

そのお店の記帳代行をしていたのですが、かなり手間がかかっていました。

お店の方は毎日レジシートを打ち出し、手書きで売上と仕入の伝票を作成。

その後、現金出納帳だけを専用のソフトに入力。(この時点で手書きの伝票の意味がありませんね。。)

月末にまとめて伝票の束と、現金出納帳と、領収がどっさり会計事務所へ送付されてきていました。

そして会計事務所担当者はまず現金出納帳と伝票、レジシート・領収書との照合をし、ゴム印で科目を設定。(紙の伝票にペタペタ押していきます。これも考えてみれば無駄な作業ですね・・そのまま入力すればいいのに)

お店で伝票作成をしていた人が年配の方で誤字脱字や計算間違えなどがあることもしばしば。分からない部分については電話で質問。FAXにて回答。

その後ようやく使いづらい会計ソフトへと入力・・そんな流れでした。

10年以上前の話ではありません、つい最近の話です。

無理してやってもらうのであれば全部代行した方がいい

今でこそエアレジなどのソフトがあり、freeeなどのクラウド会計と連携させることにより入力は一回で済むはずが(2回目以降はほぼ自動)、何回も同じ作業を繰り返していました。

年配のお客様にとっては本業以外の何も価値を生み出さない作業に相当な労力がかかり、更に会計事務所の担当者にとっても余計な照合作業が生じていました。

そのときは、誰もその状態を「おかしい」と思っていませんでした。

今考えれば、無理してお客様にやってもらわずに、すべて会計事務所で代行したほうがよっぽどよかったのではないかと思います。

特に事務作業を昔ながらの方法でやっている年配の方であればなおさらです。

いくらITで便利な世の中になったとはいえ、年配の方に無理して「クラウド会計を!」と言ったところで実際には負担がかかるだけです。

特にその方は「リアルタイムで損益を知りたい」など望んでいる方でもなかったので、多少のタイムラグがあっても(既にかなりありましたが)すべての事務作業を会計事務所で代行することは十分可能であったと思います。

すべて代行できるのであれば、いくらでも効率化できるはずです。

まずは会計事務所から変化を

当時「すべての事務作業を代行する」という発想が会計事務所の中に誰もいなかったのでしょう。

必要ない手書きの伝票、現金出納帳も「昔ながらの方法」を会計事務所側でも踏襲していれば、当然お客様も「もっといい方法があるのではないか」とは気づきにくいでしょう。

まずは会計事務所の方から「もっと良いやり方があるのではないか」と気づき、それをお客様へ啓蒙していくことが必要なのではないでしょうか。

お客様を支援する側である会計事務所が、非効率的な作業を行っていれば当然支援される側もそのレベルに合わせられます。

お客様が「昔ながらのやり方」にこだわっていいのは本業だけであり、付加価値の低い事務作業は「今どきの方法」に変えて(もしくは我々が代行して)本業に集中させてあげるべきです。

編集後記

「山の日」というものがあるのをつい最近知りました。

いつできたのだろう・・家族も誰も知らなかったようです^^;;

お盆休みと合わせてとられる方が多いということでしょうか。

「海の日」「山の日」と来たら次は何が来るか・・「風の日」?

微妙ですね。


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