システムがデータ化を阻むときに、していること3つ

システムがデータ化を阻むときに、していること3つ
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なるべくITを活用し、データ化することによって

作業を減らしたいと思っています。

しかし、ときにはシステムがデータ化を阻むときがあります。

先日も、とあるシステムが

csvデータをエクスポートできないことによって阻まれました。

このようなときに、実践していることが3つあります。

データ化に悩んでいる人のお役にたてれば幸いです。

①PDFをなんとかデータ化する

システムから出力可能なデータ形式がPDFのみ、ということがあります。

(嫌がらせとしか思えないのですが)

PDFをなんとかデータ化するには、

  • 選択範囲して貼り付ける
  • 別システムを使う

の2つがありますが、

前者の選択範囲して貼り付けは表の形式が崩れるのでオススメできません。

そこで、2つ目の別システムを使ってデータ化します。

PDFをデータ化するシステムは色々とありますが(Adobeが有名です)、

今回Wondershare社のPDF Elementというものを使ってみました。

このようなPDFも、

ソフトで「Excelに変換」を選ぶと、

Excelに簡単に変換することができます。

「PDFだけしか出力できないから印刷して手入力か・・」

と思わずにPDFはソフトを使ってデータ化することをオススメします。

②Excelの関数を駆使する

なんとかデータ化できた後も、

エクスポート先のデータ形式に直す作業があります。

このときに駆使しているのがExcelの関数です。

特に、次の関数は必須だと思っています。

XLOOKUP関数

XLOOKUP関数は、他のテーブルから検索値を検索し、データを返してくれる関数です。

データを効率よく入力するのに必須の関数と思います。

おなじみのVLOOKUP関数(横方向に検索)、HLOOKUP関数(縦方向に検索)

よりも使いやすく(特に列番号・行番号を指定しなくて良いところが)

重宝しています。

TRIM関数

イケてないデータにありがちなのが、余計な空白が入っていることです。

このようなときは、空白を取り去るTRIM関数の出番です。

CONCATENATE関数

元のデータは「氏」「名」とセルが分かれているけど、

作りたいデータは結合した「氏名」、しかも間に空白がほしい、、

というケースは本当によくあります。

こんなときは文字列を連結するCONCATENATE関数の出番です。

例えばA1に「戸村」、A2に「涼子」と入力されていたら、

=CONCATANATE(A1,” “,A2)

と入力すれば簡単に「戸村 涼子」というセルを作ることができます。

YEAR、MONTH、DAY関数、DATESTRING関数

日付が入力されているけれど、

年だけ取り出したい、

月だけ取り出したい、

日だけ取り出したい

ということもよくあります。

そんなときはYEAR、MONTH、DAY関数で簡単に取り出すことができます。

また、西暦から和暦への変換はDATESTRING関数でできます。

ASC関数、JIS関数

イケてないシステムへのアップロードは全角、半角が指定されていることが多いです。

これを手で直していたらひとたまりもありません。

全角から半角への変換はASC関数、

半角から全角への変換はJIS関数

でできます。

 

他にもたくさんありますが、

この

「整合したデータに加工するスキル」

は、システムとシステムをつなぐために

必ず必要となるものなので、

身につけておいて損はありません。

③妥協しない

最後は精神論です(^_^;)。

期限が迫っているなどどうしようもない場合を除き、

妥協せずデータ化するようにしています。

(印刷して手入力は悔しすぎるので)

諦めて手入力してしまったら、

試行錯誤するよりもしかしたら短時間で

済ませることができるかもしれませんが、

何よりもやりたくないですし、

腕もあがりません。

なんとかデータ化し、加工するのは

地味で大変な作業ではありますが

腕も上がりますし、効率化できている状態が楽しいです。

イケてないシステムに合わせず、

立ち向かっていきましょう。

まとめ

システムがデータ化を阻むときに、していること3つ

を書いてみました。

編集後記

昨日は、freeeをお使いの方とのミーティング。

会社設立時が一番大変ですが、

数字もかたまり、月次推移を一緒に確認できてほっと一息です。

最近のあたらしいこと

・Zoffのブルーライトカットのメガネ

・パルシステムのエビマヨキット

おかずがセットになっているメニューは「ごはん作りたくないな〜」というときに助かります(^_^;)

おうちご飯が、やっぱり一番美味しい。


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