フリーランスの味方である貸会議室の探し方、注意すべき点
3/192019
カテゴリー：テレワーク
独立してもうすぐ3年ですが、固定事務所を持たずに自宅兼事務所で普段仕事をしています。
ただ、お客様の打ち合わせや、セミナー等の場合には、
外部から遮断された場所が必要になります。
そんなときは割安な時間単位で利用できる「貸会議室」を利用しています。
貸会議室の探し方、注意すべき点を書いてみます。
検索サイトをメインに探す
貸会議室を探すのは、貸会議室検索サイトがやはり便利でしょう。
代表的なものでいうと、
の３つがあります。
スペイシーは比較的ビジネスに特化していて、あとの2つは幅広い用途に対応している
といったイメージでしょうか。
探し方はどこの検索サイトも一緒で、
場所、時間、用途等を指定して検索するだけです。
（下記はスペイシーの公式サイトのトップページをお借りしました）
（どこのサイトも「統一してるの？」というくらい作りが似ています。個人的には、少々探しづらいのですが・・）
支払い方法は各サイトによって多少異なりますが、
- 銀行振込
- クレジットカード
- 請求書払（法人向け）
等が用意されています。
予約方法は簡単で、まずは利用者登録をします。
カレンダーを表示し、空いている時間帯をクリックして予約画面に進み、
決済情報を入力して予約完了です。
予約完了メールが届き、開始前にもリマインダーメール（鍵の開け方等）が届きます。
また、検索サイト以外の公式サイトもチェックしてみると
安く借りられることもあります。
（検索サイトは、スペース提供者からの広告料で賄っているため）
物件名がわかっている場合に「物件名＋貸会議室」等で検索してみると公式サイトがヒット
するかもしれません。
余裕がある場合には試してみましょう。
予約する際に気をつけること
準備・片付けの時間も含める
時間貸しの貸会議室の場合、自分が予約する前の時間、後の時間に違う人が間を空けずに予約
している可能性が高いです。
貸会議室のマナーとして、準備、片付けの時間も含めて予約を取るようにしましょう。
以前、時間になっても前の人が出てこなくて、入ってみたら
コスプレの人で溢れていて後ずさりしたことがあります^^;
広さを確認する
特にセミナーや勉強会などを開く場合には、広さも大事です。
スペースの説明には「○名まで着席可能」「○○㎡」
と書いてあるので確認しましょう。
一回り大きめの会議室を予約しておくと安心ですね。
必要なものが揃っているかを確認する
必要なものが会議室に揃っているか、これもとても重要ですね。
貸会議室に置かれているものも予約サイトに書かれていますので、
確認しましょう。
特にセミナー・勉強会を開く場合には
- 無料Wifi
- PC接続用ディスプレイ
- プロジェクター
- 電源
- ホワイトボード
- 各種ケーブル（HDMI、USB対応等）
などを確認しています。
中には、Web会議用カメラ、Web会議用マイクなど録音施設も準備されている会議室も。
よくわからない場合には、下見をする場合もあります。
予約サイトに書いてあるものが実際行ってみるとない、動かない、なんて
ことも経験したので、下見は重要かなと思います。
周りの環境を確認する
初めて利用する会議室で、人に来てもらう場合には
一度周りの環境をGoogleMap又は実際に赴いて確認します。
分かりづらいところにないか、
近くにコンビニ等はあるか・・など。
行ってみたらいかがわしいお店がたくさん入っているビルの中に
あったこともあり^^;
一時的な時間利用、とはいえ
環境確認も大切、と感じました。（特にお客様を呼ぶ場合）
利用したメモをとっておく
いろんな貸会議室を利用していると、
「ここはリピートしたいな」
「ここはもう使いたくないな・・」
というところが出てきます。
感じたことは、自分用のリマインダーとしてとっておくと後で有効です。
次のようなメモ（私の実際のメモです）が役に立ちます。
- 部屋に清潔感がない、嫌な匂いがする
- 8人収容可能と書いてあったけど、実際は6人までかも
- 隣の部屋が闇金融ぽく、怒鳴り声が聞こえる。来た人を怯えさせてしまう
- 隣の部屋が音楽教室ぽく、ウクレレの音が聞こえる。楽しい気分にはなるけど仕事向きではない？
まとめ
貸会議室の探し方、注意すべき点を書きました。
これから固定事務所を持たずに事業を始める人の
参考になれば幸いです。
編集後記
昨日は、貸会議室を利用して執筆仕事。
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