打ち合わせのオンライン化が進んだのに時間ができない？

コロナが流行して、

リモートワークが広がりました。

 

打ち合わせも、ZOOMなどのオンライン会議ツールを使って

行うようになりました。

 

しかし、「オンライン化して効率化できたはずのに、なぜか時間ができない」

という人も多いのではないでしょうか。

※同期コミュニケーションは慎重に

 

オンライン会議は同期コミュニケーション

時間ができない理由は、

オンライン会議は同期コミュニケーションだからです。

 

いくら移動時間がなくなっても、

同時参加しなければならない会議自体

がなくならなければ時間はできないですよね。

 

むしろ、

「オンラインなんだし、ひとまず」

と不要な会議まで増えていたら

本末転倒です。

 

ルールを決めよう

必要なことは、ルール決めです。

オンラインに限りませんが。

オンラインのほうがむしろルールがなあなあ

になっている可能性が高いので、

厳格に決める必要があります。

 

わたしの場合は、以下のとおり決めています。

 

オンライン会議は1日1回まで

オンライン会議は1日1回までと決めています。

（個別相談が複数入っている場合は除きます。ただ、1年に数回あるくらい。）

 

1日に2回入ってしまいそうなときはあらかじめ

予定をブロックしてなるべく避けています。

 

よく「1日に3〜5件オンライン会議がある」

という話を聞きますが、全然他のことできないですよね。

オンライン会議をしている間は、当然会議に集中しなければなりません。

時間＝お金という意識を持って制限しないと、会議時間は膨張するばかりで、

大切なことができなくなってしまいます。

 

1回の会議は1時間まで

1回の会議は1時間までに制限しています。

わたしからは、これ以上の時間を設定しません。

また、相手から「2、3時間」と言われた場合には

きっぱりと「会議は1時間までとさせていただいています」と

伝えています。

 

1時間以上の時間を設定するのは会議の決定事項が

明らかになっていない（＝つまり、なんとなくやってる）

可能性が高いからです。

 

偉そうですが、それでお仕事がなくなっても

仕方ないかな、と思ってます。時間の感覚が合わない人と

仕事してもお互い疲弊してしまいます。

 

会議の内容・決定事項をあらかじめ決めておく

会議で「何を決めるか」「何を共有するか」は

あらかじめ明らかにします。

お互い、貴重な時間をとるのだから

当然と考えています。

 

ですので「ひとまずオンライン会議しましょう」

とは、言いませんし、言われても

目的が明らかでない場合には受け入れていません。

 

定期ミーティングは基本しない

毎週1回、といった定期ミーティングは基本的にしていません。

また、そういった定期ミーティングが必要な仕事も受けていません。

こちらも上記と同様なんとなくミーティングをする

感じになってしまい、実りのある時間

にならない可能性が高いからです。

 

定期ミーティングは

立ち上がったばかりのプロジェクトメンバーなどで、

互いの信頼関係を築くために定期的に行う、

といったケースくらいしか有効ではないのではないでしょうか。

（ただこの場合オンラインではなくリアルのほうが良い気がします）

 

いずれにしてもオンライン会議は同期コミュニケーションであることを

忘れずにいたいものです。

オンライン会議の招待を気軽にしてはいけないし、

気軽にされてもいけないと考えています。

 

まとめ

オンライン会議は同期コミュニケーションであることを忘れずに、

増やしすぎないためにしていることを書きました。

お互い貴重な時間を同時に使っていることを

あらためて認識しておきたいですよね。

 

編集後記

Kindleの2冊目を書いているのですが、

表紙をどうしようとか思わぬところで時間がかかってます・・。

 

最近のあたらしいこと

Offenの靴