「ASAP」(なるはや)「Urgent」(至急)が苦手だった私が心掛けていること

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  1. 2021/12/16 非居住者・海外取引の税務入門セミナー

私は税理士になる前に外資系企業

のinter-company部門(関連会社の取引を担当する部署)

で働いていたことがあるのですが、

そのときの忌わしい思い出があります。

それは、メールのタイトルや文面に

「ASAP」(なるはや)

「Urgent」(至急)

が非常に多かったことです。

今になって思うと、

グローバル企業だとどうしても

ビジネス習慣も多様性(迅速さ、丁寧さなど)

があり、とりあえずそう記載しておかないと

まともに対応しない国の担当者もいたからかもしれないのですけど。

私は見るだけで「うえっ」と感じてました。

そんな経験から心掛けていることを書きます。

急いでいても、「至急」とは書かない

期限がどうしても決まっているものであれば、

その「期限」をはっきりと、目立つ様に書き、

「至急」とは書かないようにしています。

外資系企業だとそれはだめなのかもしれませんが

日本の中であれば、国民性からして

そこまで杜撰な方はいないはずです(と、信じています)

「至急」のなにがいやかというと、

送り先の都合が思い切り全面に出ているからなんですよね。

ビジネスはやはり丁寧なコミュニケーションが大事だと思うのです。

「至急」とタイトルに書くのではなく、

口調は丁寧に、しかし期日をはっきりと書くことが大事かなと思っています。

「至急」「なるはや」仕事をなくす

そもそも「至急」「なるはや」仕事をなくしたほうがいいと思っています。

期限のある仕事は前倒しにする

私の仕事である税理士は、期限が決まっているものが多いです。

そのような仕事の場合には、期限ギリギリではなく

なるべく前倒しにするようにスケジュールを組んでいます。

例えば今の時期であれば法定調書、確定申告などがありますが、

せめて期限の2週間くらい前までには提出の目処がたっていないと

落ち着きません。

まずは「至急」とお願いしないように自分が変わることが必要です。

対応してくれないお客様に依頼されないようにする

「そうはいっても、得意先の対応が遅いからどうしてもバタバタしてしまう」

という方もいるかもしれません。

これは非常に難しい問題ですが、

入り口から整備することが大事だと思っています。

つまり、期限ギリギリの仕事しかしなそうな人から

依頼を受けない様にする、ということです。

「そんなの事前にわからないよ!」

と思うかもしれませんが、

契約前の打ち合わせでその方の特徴はなんとなく掴めるものです(回数を重ねればですが)。

あとは自分の苦手なこととして「時間にルーズな人」とはっきりHPに書いておくとか。

私はそこまではっきり書いてはいませんが「5分前行動が得意」などと

間接的に「時間管理、大切にしてます」アピールをしています。

「誰でもWelcome!」で一度仕事を受けてしまうと

その後改善することは難しいです。

入り口を整備してしまうのが、「至急」「なるはや」をなくす

一番の秘訣だと考えています。

まとめ

「ASAP」(なるはや)「Urgent」(至急)が苦手だった私が心掛けていること

を書いてみました。

 

事務所からのお知らせ

1月に私が書いた雑誌記事2つが出版されました。

【雑誌記事執筆のお知らせ】『税理』2021年1月号 ネットビジネスで得た収入の税務対応 – フリービズ・スタイル/戸村涼子税理士事務所

【雑誌記事執筆のお知らせ】『企業実務』2021年2月号 経理業務を効率化するためのステップアップ術 – フリービズ・スタイル/戸村涼子税理士事務所

編集後記

昨日は日曜のセミナー(外部依頼)準備と、

法定調書の大詰めを。

 

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