紙をスキャンして満足してて良いのでしょうか

紙をスキャンして満足してて良いのでしょうか
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ペーパーレスは、働き方改革の一つでもあり今トレンドのワードの1つとも言えるものです。

最近は「スキャナ保存」ということで

紙をスキャンしてできた電子データを正とし、紙を捨てられることを定めた電子帳簿保存法

も注目されています。

ただ私はペーパーレスで一点モヤモヤしていることがあります。

それは、

「紙をスキャンして満足してて良いのだろうか」

ということです。

ペーパーレスを文字通り捉えれば

「紙をなくす」

ということなので紙をスキャンすることによって紙を捨てられるのであれば

目的を果たしていることになります。

ただ、「紙をなくす」ことにそこまでメリットがあるのか疑問です。

もちろんオフィスが綺麗になった、倉庫代がかからなくなった、データ検索できるようになった、

などのメリットもあるのですが。

本来の目的は、

(最初から紙を使用せずに)データを活用して業務を効率化する=働き方改革

だと私は思っています。

紙をスキャンして満足しててはいけない。

そう思う理由と、本来のペーパーレスの目的について思うところを経験も交えて書いてみます。

OLYMPUS DIGITAL CAMERA

※とある会計ソフト会社からのDM※

ペーパーレスには2種類

以前オンラインセミナーでも少し話しましたが、ペーパーレスには2種類あると思っています。

①紙媒体をスキャンして電子化する方法と、

②最初から電子データで行う方法

です。

①の例は、「郵送で送られてきた請求書をスキャンして電子化する」が該当します。

②の例は、「PDFの請求書がメールで送られる」「Webから請求データをCSVでダウンロードする」などが該当します。

世の中の「ペーパーレス」は①が主流ですが、

私は、目指すべきところは②の最初から電子取引だと思っています。

特にCSV等のデータでもらえれば、そのデータを会計システムに取り込むなどの活用をすることができます。

紙がなくなっても、新たな負担が増える⇒紙スキャン仕事

なぜ「紙媒体を電子化」することにモヤモヤがあるのかというと、以前こんな経験をしたからです。


勤めていた外資系企業で、

上長が新しいもの好きで

「これからはペーパーレスだ!」

ということで最新のスキャン専用プリンタを購入しました。

その専用プリンタでスキャンすれば、

科目や金額をある程度自動で判別してERPシステムにデータが飛び、

外国の親会社にもスキャンデータが共有されるとのこと。

大きな期待のもと導入されました。

 

しかし・・

実際に導入された後、

経理部員にとってはあらたな仕事が増えただけでした。

今まで他部署から回ってきた請求書をERPシステムに入力するだけでよかったのに、

わざわざ専用プリンターまで請求書を持っていき(ひとりひとりの専用のプリンターはありませんでした)、

あらかじめ設定をしてからスキャン開始。

たまにうまくスキャンされず何度も試したり。

科目や金額が間違っているから手で直したり。

1台しかないスキャナの前で経理部員が行列したり。

結局メリットがあったのは親会社だけでした。

(完)


現在はスキャナも安価になったし、機能も上がっているとは思います。

ただしそれでも

「紙をスキャンしてペーパーレス」

は、「紙スキャン仕事」が必要なのです。

「紙を捨てられる」に違和感

スキャナ保存のメリットとして

「電子データを残して、紙は捨てられる!」

ということをよく聞きます。

この「捨てられる」というのに少し違和感があります。

捨てるくらいだったら、最初からデータ(Excel、PDFなど)でもらえばよいのでは

ということです。

最初から紙ではなくデータでもらうようにすれば、

余計なゴミも出ません。

「捨てれば良い」という発想は自然環境を無視したものであることも見逃せません。

「電子データは紙に比べて証拠能力に劣るし・・」

「自分たちが変えても他社が紙だし・・」

という意見もあるかもしれませんが、

周知の通り契約は口頭でも成り立ちますし、電子データが紙に比べて証拠能力が劣っていることはありません。

また、「他社が変わらない」と思っていても、実は自社も周りの会社からそう思われているかもしれません。

自分たちから変わっていくのが近道ではないでしょうか。

 

まとめ

ペーパーレス=紙をなくす

といった考え方が主流の世の中で、

紙をスキャンして、電子化して満足してて良いのだろうか、と思ったことをまとめました。

結局のところは仕事のやり方を抜本的に変えることが必要なのではないでしょうか。

 

編集後記

本日は、午前中仮眠をとって休息。たまにこういうときあります(自営業で良かった)。

午後はfreeeを使って物販を行っている方の相談を1時間半みっちりと行いました。

Amazonのセラーセントラルと同期できるので効率的に進められました。

最近のあたらしいこと

カフェで食べたマグロアボガド丼を真似て家で作ってみた(値段は1/4程度で味は上でした!やっぱり自炊は最高です)

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