システムに頼った仕事で、「ギリギリ」は避けたい

システムに頼った仕事で、「ギリギリ」は避けたい
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月末にシステムがストップ

昨日、クラウド会計システムのfreeeが緊急メンテナンスを実施し、サービスがストップしました。

月末ということもあって、会社の経理の方など困られた方も多いと思います。

月末は申告書の提出期限でもあるため、提出期限ギリギリに提出している会計事務所の方も冷や汗ものだったでしょう。

私自身も会計事務所に勤めていたときに、申告期限の日の24時(電子申告の締切)前にICカードが金庫に入っていて開けられず、心臓がとまる思いをしたことがあり・・

(総務の方に電話して鍵の場所を教えてもらい、事なきを得ました)

そんな経験もあってか「ギリギリ」仕事はなるべく避けています。

「システム」に頼った仕事でギリギリは危ない

データがすべてシステム上にあり、システムが使えないとどうにもならない・・といった仕事は、特に「ギリギリ」は危ないと思います。

あくまでシステムは現時点では「人間」が使いこなすツール(道具)です。

ツール(道具)である以上、万能ではないですし壊れもしますしメンテナンスも必要です。

普段便利すぎて「常に稼働している」のが当たり前なものになってしまいがちですが、

震災のときなどを思い出せばシステムに依存した考えはやはり危険だと思います。

一方、「執筆」など比較的システムに依存しない仕事(逆にギリギリになるほうが良いアイディアが出ることも)は自分が頑張ればなんとかなります。

自分が頑張ってもなんともならないシステム頼みの仕事はどこかで「臨時」「緊急」を意識しておくべきだと思います。

一番できるリスク対策は、「業務量を見直す」こと

システムに頼った仕事で緊急事態に備えるために、以下の方法も有効です。

  • アナログである程度対処できるようにしておく
  • 定期的にバックアップをとる

ただ、便利なツールがあるのに緊急事態に100%完全に対応できるようにアナログも鍛えて、毎日重いバックアップをとって・・ということは本質ではないと思います。

あくまでできうる範囲で、ということになります。

ということで一番の緊急時のリスク対策は、やはり

ギリギリを避ける ← そのために、業務量を見直す

ことかなと。

効率化にも限界がありますし、人を増やして対処できるものでもなかったりします(特に、我々の業界の申告業務などは)。

冒頭書いた私の経験もそうですが、そもそも期限ギリギリになってしまうほどの業務量を抱えてしまうこと自体避けなくてはなりません。

緊急時の一番のリスク対策は、業務量を常に見直すことです。

独立・起業している方の場合、一度増やした業務量を減らすことはなかなか難しいので普段からの備え(仕事の入り口を考えるなど)が必要でしょう。

会社に勤めている方であればギリギリ仕事になってしまっている状況を周りの人に相談し、業務量の多さがリスクになることを分かってもらう必要があるでしょう。

まとめ

システムが止まってしまうのは利用している側から見れば確かに不便ですが、事前にできる対策(できうる範囲で)はしておくべきかな、と思います。

その中でも「業務量を見直す」は一番効果的であり、本質的なことだと思っています。

編集後記

昨日は、知人にお誘いしていただき元住吉にあるライブハウスにJAZZを聞きに。

JAZZのライブは初めていきましたが、食わず嫌いだったなと思うくらい心地よい音とリズムにしばし時間を忘れて聞き惚れました。

Today’s New

元住吉のライブハウスでJAZZを聞く


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