会議資料(特にExcel)を印刷することをやめよう

会議資料(特にExcel)を印刷することをやめよう
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ネットで、

「Excelを印刷したら、文字切れしていた!」

「プレビューではちゃんと見れたのに・・」

の記事を見かけました。

よく私も会社でうなだれていたなあ、と思い出しました・・。

大量に印刷した後に文字切れしている部分に気づく。

影響なさそうだし、これでいっちゃえ!

会議中、「文字切れしてて、見えないよ」と嫌味を言われる

という悪循環。

本日は、

会議資料(特にExcel)の印刷はもうやめましょう、と提案してみたいと思います。

Excelを思ったとおりに印刷するのは大変

Excelを思ったとおりに印刷するのは大変です。

無理に縮小すると文字・数字が見えなくなるし、

セルからはみ出ている文字は途中できれるし、

カラーにしないとグラフが分かりづらいし・・

↓ネタに印刷してみました。こんな感じに印刷されたときの悔しさといったら・・

もう、こんな不毛な時間は終わりにしましょう。

ZOOMの画面共有は思った以上に便利

リモートワークが基本となり、気づいたことがあります。

それは、ZOOMのミーティングが思った以上に捗るということです。

そのひとつの理由が、「画面共有」機能です。

どうしても資料が必要な場合には、画面共有で事足ります。

先ほど書いたような文字切れなども心配する必要はないし(見えなかったらカチカチっとセルをその場で広げれば良い)、

拡大・縮小気にせずお互い共有することができます。

「いやいや、紙だからこそ書き込みができるんじゃないか!」

と思われる方は、デジタルペンを知っていただきたいです。

パソコンやタブレットに、手書きのようなことができるペンです。

PDFだけでなくExcelやPowerpointにもできます。

以前、Wacomの板タブを紹介しました。

 

Wacom intuosのタブレットにデジタルペンで手書き。どの程度仕事に活かせるか

ちょっとこの板タブは慣れないので、

いまは、iPadProとPCに「Lets View」というミラーリングのソフトを入れて、iPadProの画面をPCに映しています。

(ただしこの方法だとZOOMで共有することはできないので、ひとり作業用です)

お客様とオンラインミーティング中に資料を共有したい時は、

画面共有機能が便利です。iPadを繋げてデジタルペンで手書きができます。

 

対面でのミーティングも、画面共有した方が捗るのではないかと思うくらい

便利な機能だと思っています。(なんか一緒にオンラインゲームやってるイメージですが)

なお、プレゼンなどは大画面に映して行なった方が良いと考えています。

会議資料の印刷をやめよう

そもそも紙の会議資料(特に社内で使うもの)って本当にいるのでしょうか。

私は会議が終わった後、ほぼ見返すことはなかったことを覚えています。

ファイリングして、場所をとって、そのうちシュレッダーして、終わり。

ましてやデジタル化が進み、

リモートワークが可能となった今

紙の資料を印刷する必要性はますますありません。

PCとタブレットを持って、会議に出席(リモートで参加)すれば十分です。

「いやいや、ひとり1台タブレットなんて、予算が・・」

という意見もあるかと思いますが、

会議資料を印刷・ホチキスどめする人を雇ったとしたら、

少なくとも年間200万円以上はかかります。

タブレットは安いもので数万円のものからありますし、

なにより要らない(のちに廃棄される)紙の山がごっそりなくなります。

そして、「文字が切れたーー!」と落胆することもなくなります。

 

まとめ

会議資料(特にExcel)を印刷することをやめよう、と思うところを

書いてみました。

 

編集後記

週末は、ひたすら書籍のゲラチェック。

「あ、なに書いちゃってんの」

「あ、これも書きたいな。あ、そうだあれも・・」

と瀬戸際でひとりあくせくしております。

 

最近のあたらしいこと

「横浜ガーデンネックレス」を散歩

山下公園でイベントをやっていて、お花畑に癒されました。

写真の練習もしました。

 


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