コミュニケーションコストを抑えるためのポイント「制限時間」「オンライン」

コミュニケーションコストを抑えるためのポイント「制限時間」「オンライン」
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カフェやコワーキングスペースに行くと、

必ずといっていいほどいるのがずっと電話・打ち合わせをしている人です。

コミュニケーションコストがすごそうだなあ・・と思って観察しています。

意外と見過ごされがちなこのコミュニケーションコスト、

抑えるためにできることを考えてみました。

※カフェでは電話はしません(コーヒー飲んでぼんやりすることが多い)※

制限時間をつける

人は制限時間をつけないとその時間をめいっぱい使ってしまうものです(パーキンソンの法則)。

ですので、あらかじめコミュニケーションの制限時間をつけることは非常に有効だと考えています。

私の場合は、

オンライン・対面いずれも1時間を超えないようにあらかじめ設定しています(コンサルティングは除く)。

無制限、または最初から「2時間」「3時間」なんて設定してしまったら

間延びするだけです。

オンラインで行う

オンラインでコミュニケーションを行えば、メリハリをつけやすいと思っています。

もちろんリアルの良い面(ニュアンスが伝わる)もありますが、

コミュニケーションコストを考える上ではオンラインの方が上と考えています。

ZOOMやTeamsで招待する時に、あらかじめInvitationに「何時から何時まで」と設定できますので、

間延びの抑止力も働きます。

実際に昨日、少しこみいった質問をお客様からいただいたときに、

「オンライン勉強会」を提案し、実行しました。

結果、時間内に凝縮してお伝えし、質問にも答えられたので非常に効率が良かったです。

一方対面の場合だとスタート時間は決めてもなぜかフィニッシュの時間が

決められていない場合も多いので(「もうそろそろ・・」とは言いづらい)、

なかなか抑止力は働きづらいのかな、と。

さらに、突然かかってくる電話はさらに抑止力が働きづらいです。

電話をかける人に多い主張が

「話した方が早いから!」

ですが、それは本人の都合だけであって、

整理されていない話をなんとかまとめる、解決策・結論を導き出すなどの労力を

受け手が払って(コミュニケーションコストを払って)いる場合も多いと推察します。

しかも、あらかじめ制限時間を決められないので

(電話の話し始めに「この電話は自動的に10分で切れます」とは言いづらいですよね)

ダラダラと続きやすい。

このような理由から私は電話を避けています。

雑談はコミュニケーションコストが少ないからこそできる

制限時間をつけるとか、オンラインとか、

人との温かいコミュニケーションを軽視しすぎだ!

と思われるかもしれません。

ただ私は逆に、

普段の仕事のコミュニケーションコストを抑えているからこそ

仕事以外の雑談をする余裕ができると考えています。

楽しいお話をするために、仕事の段取りとかの

コミュニケーションはなるべく早く済ませた方がいいじゃないですか。

実際に、予定していた時間よりも早く終わりそうな時は

私の方から雑談を振ることもあります。

普段オンライン中心のお客様とリアルでお会いした時は、

敢えて仕事以外の話をメインにすることもあります。

ちょっとした雑談が、仕事に活きる場合もあります。

これができるのは、普段のコミュニケーションコストを抑えて、

仕事を円滑に進めるために集中しているからです。

「電話は使わない」「オンラインがメイン」はHPに明記していますので、

お客様も同じ価値観の人に集まっていただき、非常にやりやすいです。

もし、

「思いついたときにいつでもコミュニケーションをとる」

スタンスの方がお客様だったら、コミュニケーションコストは非常に高くなっていたでしょう。

 

「打ち合わせ」(オンライン含め)・「電話対応」

が多いな・・と思う方は、

意外と見過ごされがちなコミュニケーションんコストを見直してみて

「いかに効率的にコミュニケーションができるか」

を考えてみると良いと考えています。

 

まとめ

カフェでずっと電話している人を見て、

コミュニケーションコストを抑えるためのポイントを考えてみました。

 

編集後記

昨日は、お客様向けに勉強会をオンラインで開催。

自分も整理ができてよかったです。

 

最近のあたらしいこと

カール・ハンセン&サンのチェア

ダイニングの椅子がプラで落ち着かなかったので、

北欧のチェアに買い替えました。座り心地が良く、ずっと使えそうです。


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